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Imagínese correr una carrera con zapatos demasiado pequeños. Al principio, se sienten cómodos y te brindan el control y el apoyo que necesitas para seguir adelante. Pero a medida que avanza la carrera, la tensión comienza a apretarse, ralentizándote y haciendo que cada paso sea más doloroso, limitando tu capacidad de tener éxito. Esta limitación es la realidad que enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas cuando dependen de los fundamentos. software de contabilidad Como QuickBooks. Lo que alguna vez pareció una buena opción para una empresa que recién comienza, puede convertirse rápidamente en un inconveniente a medida que el negocio crece, creando barreras a la eficiencia, la toma de decisiones y, en última instancia, el crecimiento.
mientras Libros rápidos Dado que herramientas similares son opciones populares para startups y startups, puede resultar difícil reconocer señales de que estos sistemas ya no son adecuados. A medida que aumenta la complejidad de administrar una empresa, el software que antes parecía capaz puede comenzar a mostrar sus limitaciones, incluida la entrada manual de datos ineficiente, fallas del sistema, falta de simultaneidad e incapacidad de escalar para cumplir con nuevos requisitos o cambios del mercado. ¿Cómo pueden las PYMES saber cuándo es el momento de pasar a una solución más sólida y qué pasos deben tomar para garantizar una transición sin problemas?
Desafíos comunes del crecimiento
Las pequeñas y medianas empresas son el alma de nuestra economía y representan el 99,9% de todas las empresas estadounidenses. Muchas de estas empresas enfrentan una variedad de desafíos a medida que se expanden y crecen. Al comprender estos cuatro signos, las empresas pueden determinar mejor cuándo sus sistemas actuales están superando sus sistemas actuales y deben considerar soluciones alternativas que les permitan superar los límites de crecimiento.
La primera señal significativa y fuente de problemas para la expansión de las PYME es la dificultad de crear informes financieros y operativos detallados y en tiempo real. El software de contabilidad tradicional a menudo no puede proporcionar la información necesaria para tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, una empresa en crecimiento puede tener dificultades para crear informes personalizados que brinden información sobre líneas de productos específicas, desempeño regional o rentabilidad del cliente. Esta limitación puede retrasar la toma de decisiones, provocar la pérdida de oportunidades y reducir la ventaja competitiva general.
La segunda señal se produce cuando las PYMES se expanden y descubren que su software actual no puede integrar datos de manera efectiva entre múltiples entidades. Es posible que sea necesario recopilar datos financieros manualmente de diferentes fuentes o instancias y administradores de QuickBooks, lo que genera procesos que consumen mucho tiempo, un mayor riesgo de errores y datos inconsistentes en toda la organización. Esta falta de datos centrales puede dificultar la obtención de una imagen clara de la salud financiera general o de las áreas que necesitan mejorar.
El tercer signo proviene del crecimiento general, que estimula un aumento en el volumen y la complejidad de las transacciones. Los sistemas contables tradicionales a menudo carecen de la escalabilidad para manejar este aumento de manera eficiente. Las empresas en rápido crecimiento pueden experimentar retrasos en el procesamiento de transacciones, limitaciones de capacidad del servidor de datos, Datos Cuellos de botella de entrada e imprecisión financiera. Estos problemas pueden afectar la gestión del flujo de caja y poner en peligro la satisfacción del cliente.
La cuarta señal es que el sistema actual carece de las herramientas específicas de la industria necesarias para tener éxito en el sector de la empresa y mantenerse al día con el mercado competitivo. Las empresas pueden verse obligadas a crear una solución parcheada para abordar los desafíos de la industria sin una integración total. Esta solución temporal puede generar sistemas dispares, datos no coincidentes y la tediosa tarea de ingresar datos manualmente. Por ejemplo, una empresa manufacturera utiliza núcleo Planificación de recursos empresariales Aquellos que carecen de herramientas especializadas de programación de producción o gestión de inventario se ven obligados a depender de software discreto o procesos manuales para llenar los vacíos. Esta dependencia obstaculiza la eficiencia y la competitividad.
Los costos ocultos de seguir con el software heredado
A medida que las PYME crecen, los riesgos asociados con el software heredado se vuelven más evidentes. Más allá de estos signos inmediatos y puntos débiles, como el procesamiento lento de las transacciones y los informes que consumen mucho tiempo, los costos de no actualizar pueden ser significativos y de gran alcance, y afectar los resultados de una empresa.
Los sistemas de contabilidad básicos a menudo carecen de funciones de seguridad avanzadas, lo que los hace más vulnerables a ciberataques y filtraciones de datos. A medida que aumentan las amenazas cibernéticas, estas vulnerabilidades pueden comprometer la información financiera, la pérdida de datos confidenciales de los clientes y costosos esfuerzos de recuperación.
Además, la dependencia de software obsoleto puede generar mayores ineficiencias en diversas funciones comerciales. La entrada manual de datos, múltiples integraciones de software y flujos de trabajo inconexos pueden hacer perder tiempo y recursos valiosos. Con el tiempo, estas ineficiencias se acumulan, lo que genera mayores costos operativos, menor productividad y oportunidades de crecimiento perdidas.
Consejos para pasar a una solución integral de gestión empresarial
El primer paso es reconocer estos puntos débiles y reconocer el peligro de no actuar. El siguiente paso es desarrollar un plan estratégico que incluya pasos claros y viables para la transición a una solución de gestión empresarial más eficaz y sólida. Las PYMES deben considerar estos consejos al desarrollar este plan:
Evalúe las necesidades y objetivos de su negocio: Los líderes empresariales deben evaluar exhaustivamente las limitaciones de su software actual e identificar necesidades específicas, como mejores informes, Gestión de proyectosO mejore la seguridad o administre el inventario en tiempo real. Crear una lista de verificación de las funciones necesarias puede ayudar a seleccionar el sistema correcto.
Evaluar soluciones: Cuando busque un nuevo sistema, considere las opciones disponibles en términos de escalabilidad, visibilidad y precisión de los datos, capacidades de integración y características específicas de la industria. Investigar a varios jugadores y comparar sus características, opiniones de clientes y precios es esencial para garantizar que los tomadores de decisiones hagan su debida diligencia.
Evaluación del nivel de apoyo de la comunidad: Pasar a un nuevo sistema tiene enormes beneficios, pero también requiere tiempo y recursos. Las PYMES quieren asegurarse de que, después de implementar un nuevo sistema, utilicen procesos, recursos y canales de soporte continuo para aprender las mejores prácticas, obtener capacitación gratuita e interactuar con desarrolladores y colegas. Clientela Garantizar que la empresa aproveche al máximo su inversión en tecnología. Debido a que se espera una curva de aprendizaje para adoptar nueva tecnología, esta capacitación proporciona una transición más fluida al nuevo sistema y ayuda a los miembros del equipo a ser más eficientes.
Plan de migración de datos: Crear un plan detallado para migrar los datos existentes del sistema antiguo al nuevo es esencial para una transición sin problemas. Consulte con un profesional de TI o un socio de implementación para evitar la pérdida o corrupción de datos durante la implementación. Migración de datos Puede ayudar a mitigar los riesgos.
A medida que las PYMES crecen, inevitablemente enfrentan nuevos desafíos que sus herramientas y software iniciales tal vez no estén preparados para manejar. Aunque el software de contabilidad básico como QuickBooks es suficiente en las primeras etapas, puede convertirse en un cuello de botella para el crecimiento debido a sus limitaciones de escalabilidad, generación de informes, gestión de datos y seguridad. Reconocer las señales de que su empresa ha superado su sistema actual es fundamental para evitar estas barreras de crecimiento y seguir siendo competitivo.
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Este artículo se produjo como parte del canal Expert Insights de TechRadarPro, donde mostramos las mejores y más brillantes mentes de la industria tecnológica actual. Las opiniones expresadas aquí son las del autor y no necesariamente las de TechRadarPro o Future plc. Si está interesado en contribuir, obtenga más información aquí: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro
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