La automatización de contratos impulsada por IA ayuda a los gerentes de investigación a subir de nivel

En medio de temores sobre eso La automatización basada en IA reemplazará a los gerentes de investigaciónLaura Arfi y Shannen Lau ven grandes oportunidades para hacer que su trabajo sea más valioso. En la Universidad de Melbourne (Australia), Arfi y Lau están utilizando herramientas de inteligencia artificial para automatizar una de las tareas repetitivas y que más tiempo consumen en una oficina de investigación: la gestión de contratos y acuerdos.

Para la pareja, este fue el primer paso natural para integrar la automatización impulsada por IA en sus funciones. Como líder del equipo de becas médicas y de salud de la universidad, Lau supervisa la gestión de todos los contratos relacionados con la investigación. Arfi, responsable del equipo de contratos de investigación, se encarga de todo lo no relacionado con el proceso de subvención, desde los acuerdos de colaboración y la transferencia de datos hasta… Acuerdos de confidencialidad y consultoría..

Utilizando herramientas especiales de inteligencia artificial desarrolladas con la ayuda de programadores de la universidad, Arvi y Lau describen cómo configuraron, probaron e implementaron un proceso automatizado que podría redactar contratos y acuerdos, enviarlos a los firmantes, recibir copias firmadas, verificar si hay errores y archívelos.

Arfi y Lau dicen que este proceso le ahorra mucho tiempo a su equipo y ahora están analizando otros aspectos de su trabajo que puedan automatizarse.

Nature Index les habló sobre las lecciones que aprendieron al implementar las herramientas en toda la universidad.

¿Qué herramientas ha desarrollado para automatizar procesos en su oficina?

Durante los últimos cinco años, hemos desarrollado herramientas de automatización para ciertos tipos de contratos, incluidos los acuerdos de transferencia de material, que rigen la transferencia de materiales de investigación entre organizaciones; Acuerdos de confidencialidad; Y algunos proyectos de investigación y acuerdos de cooperación.

Por ejemplo, cuando necesitamos redactar un acuerdo de confidencialidad, respondemos a una serie de preguntas que nos plantea la herramienta. A partir de nuestras respuestas, crearán un formulario basado en las directrices de la universidad (lo que en la mayoría de los casos es suficiente) o enviarán la solicitud a la Oficina de Investigación para su evaluación.

Tres de las cuatro herramientas que hemos desarrollado están activas; Todavía estamos probando la herramienta de acuerdo de colaboración. Ha sido diseñado para integrarse con otros procesos y sistemas internos de la universidad, por lo que puede funcionar con sistemas de comunicación y almacenamiento de archivos.

No podemos compartir muchos detalles sobre el sistema de IA en sí, ya que es un producto propiedad de la universidad, pero las personas con preguntas específicas pueden contactarnos directamente.

¿Cuánto tiempo y recursos se ahorran?

Cada vez está más claro que cuanto mayor sea la vida útil de las herramientas, mayores serán los beneficios. Permitieron a los miembros de la oficina cambiar su enfoque de las tareas transaccionales a actividades de mayor valor agregado.

Por ejemplo, cuantas más solicitudes de acuerdos procesamos utilizando herramientas, más tiempo tenemos para revisar solicitudes no estándar (aquellas que son difíciles o imposibles de modelar) y procesar casos que requieren más intervención humana.

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También hubo beneficios intangibles, incluida la sensación de logro que acompañó al lanzamiento de estas herramientas. Creemos que el proyecto ha demostrado lo que se puede lograr cuando se eliminan los silos estándar en las grandes organizaciones y personas de diferentes equipos, con diferentes experiencias y habilidades, se unen para lograr un objetivo común.

¿Qué desafíos enfrentó al configurar y operar las herramientas?

Desarrollar estas herramientas definitivamente ha sido un viaje. A menudo decimos que el proceso fue como completar un rompecabezas: tuvimos que juntar varios procesos y flujos de trabajo para crear una imagen clara.

Uno de los desafíos fue diseñar, avanzar y analizar rondas de pruebas de aceptación de usuarios, lo que llevó varios años. Primero llevamos a cabo un análisis integral de todos los procesos que podrían verse afectados por las herramientas, trabajando con muchos grupos en toda la universidad: el equipo de ética, el equipo legal, la gente del departamento de Finanzas y Servicios Comerciales y el departamento de TI. un equipo. También hablamos con investigadores y otras partes interesadas de la universidad, que utilizan los contratos y acuerdos de diferentes maneras.