Guía del investigador sobre gestión financiera

Para Michael Monaghan, la forma de mejorar las finanzas de los laboratorios era derribar muros, literalmente. Cuando Monaghan, ingeniero biomédico del Trinity College Dublin, enfrentó el costoso desafío de conseguir acceso a un microscopio, tuvo que ser creativo.

“El equipo está ubicado en una zona aislada y sería muy costoso desmontarlo y recalibrarlo”, afirma. “Al final, obtuvimos la aprobación para derribar la pared de la sala de microscopios, lo que nos permitió remodelar los límites del edificio. Pensando fuera de lo común, matamos dos pájaros de un tiro y conseguimos el microscopio y el total. El costo fue sólo el 10% de la tarifa de transporte esperada.

La gestión financiera del laboratorio quizás nunca haya sido más importante. La pandemia de COVID-19, sumada a la desaceleración económica mundial, ha reducido los presupuestos a nivel mundial. Sólo durante este año, el gobierno de Corea del Sur anunció un aumento del 14,7%. Reducir los gastos de investigaciónSe espera que las agencias científicas estadounidenses lo hagan Y el incumplimiento de los objetivos de gasto en investigación por hasta 7 mil millones de dólares El programa científico emblemático de la Unión Europea, Horizonte Europa, es precisamente eso Se prevé que pierda 2.100 millones de euros (2.280 millones de dólares) de sus activos. Presupuesto de 95,5 mil millones de euros.

Además, las interrupciones en la cadena de suministro y el aumento de los precios de la energía se están sumando a la creciente ola de gastos en investigación. Los precios de los equipos científicos también aumentaron debido a la inflación, mientras que las subvenciones para investigación experimentaron sólo un ligero aumento.

A pesar de estas circunstancias, la formación financiera de los miembros jóvenes del laboratorio sigue siendo escasa. “Me hubiera gustado haber recibido una formación más formal sobre cómo gestionar financieramente un laboratorio cuando era investigador en prácticas”, dice Caitlin Sadler, investigadora en inmunoingeniería de los Institutos Nacionales de Salud de Bethesda, Maryland. naturaleza Hable con los investigadores sobre sus consejos presupuestarios. Aquí está su consejo.

Construyendo una cultura de confianza

Sadler conoció dos enfoques de la gestión financiera durante su etapa como investigadora al principio de su carrera. Su laboratorio de doctorado tenía una cultura de gasto responsable, gestionado por el investigador principal, mientras que en el laboratorio de posdoctorado, a cada miembro se le asignaba un presupuesto mensual fijo para el gasto. Al montar su propio laboratorio, Sadler optó por un estilo de gestión en primera persona, incorporando controles y contrapesos adicionales.

“Al comienzo de cada año fiscal, reúno a los miembros de mi laboratorio para discutir nuestra financiación y los proyectos en curso”, dice. “Creo que una reunión como ésta crea un sentido colectivo de propiedad, lo que refuerza una cultura de gasto responsable”.

Sin embargo, para asegurarse de que no se abuse de la confianza que tiene en los miembros de su laboratorio y de que haya dinero para los días difíciles, Sadler también mantiene una hoja de cálculo cuidadosamente monitoreada de los gastos de cada miembro del laboratorio para que el flujo de dinero sea claro. También sobreestima ligeramente los gastos de su laboratorio, para tener dinero para emergencias o artículos de la lista de deseos. “A principios del próximo año fiscal, mi laboratorio calculará cuánto nos queda y asignará los fondos adicionales a nuestros experimentos de la lista de deseos”, dice. “Un ejemplo es la secuenciación de ARN unicelular, que puede costar más de 1.000 dólares por muestra. Fue este experimento el que nos ayudó a iniciar un nuevo estudio en nuestro laboratorio el año pasado.

Negociar descuentos y comprar al por mayor

Según Monaghan, la negociación es otra habilidad importante, pero que se pasa por alto, en la gestión del presupuesto de un laboratorio. Su laboratorio solicita regularmente medios de cultivo celular al por mayor, por lo que a menudo puede negociar descuentos del 20 % al 50 %. Comprar al por mayor también conlleva otros beneficios: a menudo se da prioridad a las compras grandes para el envío y se reducen los gastos de envío, que se calculan en función del número de artículos pedidos, no del peso total. Este proceso también construye una relación más estrecha con los representantes de ventas, lo que conduce a un mejor soporte técnico y entrega de productos, afirma Monaghan.

También existe una tendencia de compra conocida como compra grupal, en la que los buscadores realizan un pedido conjunto con la misma empresa. Esto permite negociar mejores tarifas y mejora las oportunidades de envío prioritario. Sin embargo, advierte Monaghan, “la política burocrática en las organizaciones puede acumular tiempo”. [this process]”Y puede anular los beneficios del ahorro”.

¿Qué medidas debería tomar cuando los fondos comiencen a agotarse?

La ubicación geográfica de un laboratorio también influye en las decisiones de gasto, afirma Jeremy Teo, profesor asistente de la Universidad de Nueva York en Abu Dhabi, en los Emiratos Árabes Unidos. “En Abu Dhabi, el envío de artículos químicos y biológicos puede tardar hasta tres veces más que en los Estados Unidos, y los artículos también pueden transportarse en condiciones no ideales. Por lo tanto, si los artículos se pueden conservar, tratamos de gastar lo mejor posible. lo antes posible “para evitar retrasos”. Teo añade que su laboratorio tiende a comprar materiales al por mayor durante el invierno, cuando el clima es más fresco, porque el calor extremo del verano de Abu Dhabi puede dañar los materiales biológicos en el camino.

Hazlo un esfuerzo de equipo

Debido a que las responsabilidades diarias de un investigador pueden ser estresantes, los miembros del laboratorio y el personal institucional deben estar disponibles para ayudar. “La gestión de las finanzas es un esfuerzo de equipo e incluir personal experimentado puede resultar útil”, afirma Sadler. “Uno de mis técnicos me apoya con las finanzas del laboratorio y, como ya tiene experiencia trabajando con presupuestos, puede reconocer cuándo los artículos son más caros de lo que deberían ser y cómo conseguir ofertas de paquetes”.

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Las instituciones pueden proporcionar otra fuente de apoyo y los investigadores jóvenes deberían considerar asistir a orientaciones sobre manejo de finanzas, leer folletos y buscar asesoramiento de investigadores experimentados. Sadler también asiste a reuniones mensuales con el personal administrativo y de gestión presupuestaria de su organización para analizar los gastos del laboratorio, incluidas proyecciones de gastos y actualizaciones sobre fondos vencidos. “Esto me ha ayudado a estar al tanto del desempeño financiero de mi laboratorio y a gastar dinero de manera oportuna”, dice.

Teo dice que cuando comenzó como profesor asistente, no prestó atención a los correos electrónicos ni a las políticas institucionales sobre el gasto en investigación, y sólo más tarde se enteró de que no podía mover el dinero al siguiente ciclo fiscal. “Cada error es una buena lección. Recomiendo encarecidamente a todos los investigadores nuevos que lean los correos electrónicos de la oficina de finanzas y creen recordatorios en el calendario.

Aprenda a administrar el dinero temprano

“Las habilidades de gestión financiera no sólo son importantes para los IP sino también para los investigadores interesados ​​en ingresar a diferentes industrias”, dice Gordon Cheung, director asociado del Health Technologies Consortium en Singapur. “Por ejemplo, a menudo se espera que los gerentes de proyectos organicen entregas oportunas y controlen el gasto presupuestario para proyectos patrocinados por empresas e industrias. Para preparar a los investigadores para estos puestos, es esencial una exposición temprana a la gestión financiera y la gestión de proyectos”.

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Como la mayoría de los científicos, Cheung aprendió a gestionar presupuestos en el trabajo, mientras ayudaba a su supervisor de doctorado con las solicitudes de subvenciones (consulte 'Consejos para preparar un presupuesto de laboratorio'). El período postdoctoral le brindó la oportunidad de ser coinvestigador en varios proyectos y le permitió perfeccionar aún más sus habilidades. Hoy dirige un programa que alguna vez proporcionó financiación inicial a investigadores universitarios. “La mayoría de los graduados de doctorado han completado proyectos piloto de varios años, lo que significa que los empleadores confían en sus habilidades técnicas y analíticas. Sin embargo, para desarrollar habilidades financieras que también son muy valoradas en la industria, es útil involucrarse en la gestión de los presupuestos de los proyectos desde el principio. .”

Sadler dice que aunque no existe un programa formal de capacitación en gestión financiera en su organización, ella asesora a sus estudiantes durante el proceso de redacción de subvenciones. “Obtener cotizaciones competitivas de proveedores para artículos de alto valor y saber cuánto presupuestar para el personal prepara a mis estudiantes para futuras responsabilidades de liderazgo”.

Monaghan ha apoyado a sus estudiantes durante las solicitudes de becas cuando tenían que presupuestar gastos como salarios, costos de materiales y gastos de viaje. “Aunque no existen programas de capacitación formales, los mentores pueden brindar experiencias de aprendizaje informal a sus estudiantes cuando los investigadores postdoctorales solicitan becas, examino cuidadosamente sus secciones presupuestarias, porque los donantes buscan habilidades presupuestarias realistas en los estudiantes de investigación y, a través de esto, algunos. Los investigadores postdoctorales han logrado obtener becas”.