microsoft Excel es una de las herramientas más poderosas para organizar datos, realizar cálculos y crear gráficos, pero cuando se trata de imprimir, a veces puede resultar complicado.
Excel ofrece una variedad de opciones que le permiten personalizar el diseño de impresión según sus necesidades y es posible imprimir una sola hoja, varias hojas o un libro completo.
Esta guía lo guiará a través de los pasos sobre cómo imprimir desde Excel usando diferentes métodos y garantizará que sus datos se presenten de manera clara y profesional en papel.
Cómo imprimir desde Microsoft Excel
Herramientas y requisitos
- Una computadora con Excel instalado
- uno de Las mejores impresoras domésticas (Wi-Fi habilitado o conectado vía USB)
- La hoja de cálculo que deseas imprimir.
- Conexión a Internet (opcional para impresión en la nube)
- Lector de PDF o Google Drive (Opcional para guardar archivos como archivos PDF)
1. Imprima una sola hoja o parte de una hoja
Una de las tareas de impresión más comunes en Excel es imprimir una sola hoja o una porción específica de una hoja. Es posible que tenga una tabla grande, un conjunto de cálculos o gráficos que desee imprimir en una o más páginas.
Pasos para imprimir una sola hoja de papel:
- Abrir Excel y ir a la hoja ¿Quieres imprimir?
- Vaya a la pestaña Archivo En la esquina superior izquierda.
- Seleccione Imprimir De la lista.
- En configuración, Asegúrate de seleccionar Imprimir hojas activas.
- Puede obtener una vista previa de la impresión en el lado derecho de la pantalla.
- Ajuste cualquier configuración de impresión, como la orientación de la página (vertical u horizontal), el tamaño del papel y los márgenes, según sea necesario.
- Asegúrate de comprobar los márgenes. En configuración de impresión. Es muy común que los márgenes se desalineen al imprimir desde Excel.
- Haga clic en Imprimir Para imprimir tu hoja.
Pasos para imprimir parte del artículo:
- Resalta el área del papel. ¿Quieres imprimir?
- Vaya a la pestaña Diseño de páginay Haga clic en el área de impresión En el grupo Configurar página.
- Elija Establecer área de impresión Desde el menú desplegable.
- Ir a Archivo > Imprimir Verifique que solo el área seleccionada aparezca en la vista previa de impresión.
- Ajuste la configuración si es necesario y Haga clic en Imprimir.
Este método garantiza que sólo se impriman las partes relevantes de la hoja de cálculo, lo que ahorra papel y facilita la lectura del documento. Tenga en cuenta que después de abrir la página de Excel, Ctrl P puede llevarlo directamente a la configuración de impresión.
2. Imprima varias hojas o el libro completo
Si su archivo de Excel contiene varias hojas y desea imprimir más de una hoja, o incluso el libro completo, Excel se lo pone fácil.
Pasos para imprimir varias hojas:
- Mantenga presionada la tecla Ctrl y Haga clic en cada hoja La pestaña que desea imprimir.
- Ir a Archivo > Imprimir.
- En configuración, Seleccione Imprimir hojas activas.
- Verifique la vista previa de impresión y Haga clic en Imprimir.
Pasos para imprimir el libro completo:
- Ir a Archivo > Imprimir.
- En configuración, Elija imprimir el libro completo.
- Revise la vista previa para asegurarse de que todas las hojas tengan el formato correcto.
- Ajuste la configuración de impresión si es necesario, como la orientación y escala de la página (por ejemplo, para que quepan todas las columnas en una página).
- Haga clic en Imprimir.
Imprimir varias hojas o un libro completo es conveniente cuando se trabaja con conjuntos de datos más grandes o informes que abarcan varias pestañas.
3. Guarde su hoja de Excel como un archivo PDF e imprímala
En algunos casos, es posible que prefiera guardar su hoja de Excel como un archivo PDF antes de imprimirla. Esto es especialmente útil si desea garantizar un formato coherente en diferentes dispositivos o compartir el documento con otras personas para imprimirlo.
Pasos para guardar en formato PDF:
- Abra la hoja o libro de Excel Desea guardarlo como un archivo PDF.
- Ir a Archivo > Guardar como.
- Elija una ubicación en su computadora y En la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione PDF.
- Haga clic en Opciones para elegir si desea guardar la hoja activa, las hojas seleccionadas o el libro completo.
- Haga clic en Guardar.
Pasos para imprimir un archivo PDF:
- Abra el archivo PDF guardado En tu visor de PDF favorito.
- Presione Ctrl+P o vaya a Archivo > Imprimir.
- Ajuste la configuración de impresión según sea necesario, como la orientación o la escala de la página. Haga clic en Imprimir.
Guardar su archivo de Excel como PDF permite una apariencia más elegante, lo que garantiza que no surjan problemas de formato al imprimir desde diferentes dispositivos o impresoras.
4. Personalice la configuración de impresión para obtener mejores resultados
Excel ofrece varias configuraciones de impresión que le permiten controlar cómo aparece su documento en papel. Estas configuraciones pueden ayudarlo a colocar grandes conjuntos de datos en menos páginas, garantizar que los encabezados se impriman y formatear su documento para una mejor legibilidad.
Configuraciones de impresión principales para ajustar:
- Orientación de la página: elija entre diseños verticales (verticales) y horizontales (horizontales) según el contenido.
- Escala: en Configuración en el menú Imprimir, puede seleccionar opciones como “Ajustar hoja en una página” o “Ajustar todas las columnas en una página” para asegurarse de que sus datos encajen perfectamente dentro del área imprimible.
- Márgenes: establezca márgenes personalizados si necesita más o menos espacio en blanco alrededor de su contenido. Esta opción está disponible en la pestaña Diseño de página.
- Encabezados y pies de página: para agregar un encabezado o pie de página (por ejemplo, números de página y fechas), vaya a la pestaña Insertar, seleccione Encabezado y pie de página y personalice el texto que aparece en la parte superior o inferior de cada página impresa.
- Líneas de cuadrícula y encabezados: en la pestaña Diseño de página, puede optar por imprimir líneas de cuadrícula y encabezados de fila/columna, lo que puede resultar útil para navegar en hojas de cálculo complejas.
La personalización de la configuración de impresión garantiza que su documento sea fácil de leer, esté formateado correctamente y tenga un aspecto profesional.
Consejos para imprimir desde Microsoft Excel
- Utilice siempre la vista previa de impresión para comprobar cómo se verá su documento antes de imprimirlo. Esto puede evitar que desperdicies papel en páginas desalineadas o mal formateadas.
- Utilice la opción Establecer área de impresión para centrarse solo en los datos que necesita, evitando páginas en blanco innecesarias o filas y columnas adicionales.
- Vaya a Ver > Vista previa de saltos de página para ajustar manualmente dónde se producen los saltos de página, asegurando que su contenido fluya naturalmente entre las páginas.
- Si sus datos abarcan varias páginas, intente ajustar la configuración de escala para que quepa más contenido en cada página sin que sea demasiado pequeño para leer.