Los directores de innovación (CIO) de hoy enfrentan una gran cantidad de decisiones que tomar todos los días, mientras buscan reducir costos, mantener la eficiencia del flujo de trabajo y mejorar las ofertas de servicios a través de nuevas herramientas digitales, ya sea implementando nuevas estrategias de automatización o herramientas de abastecimiento para respaldar la tecnología digital corporativa. esfuerzos de transformación.
Para muchos administradores de TI, simplemente sopesar los pros y los contras entre diferentes proveedores de software y las herramientas que se ofrecen puede ser un desafío en sí mismo, mientras que otros están atrapados en contratos existentes sin saber cómo maximizar su valor.
Elegir entre microsoft 365 francos Google Productividad del espacio de trabajo/Herramientas de colaboraciónPor ejemplo, es una decisión difícil para muchos. Ambos servicios tienen una variedad de características y puede resultar difícil determinar cuál es mejor para su organización para mejorar su eficiencia y ofrecer la mejor relación calidad-precio.
Entonces, ¿por dónde empiezas?
Consultor Estratégico, y Max Sankey, Director de Efficio.
Maximice el valor de su plataforma actual
Para aprovechar al máximo la tecnología existente, independientemente del proveedor, es importante buscar oportunidades para agrupar funciones y eliminar herramientas que no necesita; Considere funciones como plataformas de comunicaciones, gestión de identidades y accesos, inicio de sesión único, almacenamiento de archivos, telefonía, Visualización de datosy ciberseguridad EUC e incluso dispositivos EUC. Las empresas pueden considerar la recolección periódica o automatizada de licencias para limitar nuevas compras innecesarias. Para las empresas que aún no han implementado esto, a menudo existe hasta un 20 % de posibilidades de captar usuarios para evitar nuevas compras y aumentar el valor de la plataforma existente.
Saber el momento adecuado para reevaluar
Espacio de trabajo de Google y microsoft 365 Es posible que tengan precios de licencia comparables para usuarios estándar, pero para evaluar eficazmente el costo de cualquiera de los sistemas, es importante comparar el costo total de su conjunto tecnológico más amplio.
Para una revisión más precisa, es importante revisar los perfiles de usuario, la combinación de empleados (a tiempo completo o parcial, por ejemplo), la estacionalidad de la contratación y la rotación de empleados. Por ejemplo, Microsoft ofrece un modelo de licencia más modular para roles específicos en un entorno empresarial (por ejemplo, F vs E, M365 vs O365 y cualquier combinación de complementos), lo que puede generar reducciones de costos significativas si actualmente solo usando una licencia One. El costo de una migración completa entre plataformas puede ser significativo: entre una y tres veces el costo anual de la licencia más el esfuerzo de recursos internos.
¿Acuerdos contractuales por un año o tres años?
Cuando se trata de gestionar costos y elegir un herramienta de productividad Esto garantizará la eficiencia óptima de su negocio y también es importante considerar el acuerdo contractual. Si nos fijamos en los planes de acuerdo de Google y Microsoft, por ejemplo, el acuerdo de un año de Google es similar al acuerdo de tres años, pero puede excluir el descuento a cambio de la flexibilidad de un compromiso más corto.
Mientras tanto, la Nueva Experiencia Comercial (NCE) o Proveedor de Soluciones en la Nube (CSP) de Microsoft de un año es más flexible y permite compromisos de mes a mes. Esto puede resultar útil para requisitos de licencia estacionales o recortes a mitad de año. Sin embargo, si utiliza NCE/CSP, es necesario revisar el uso mensualmente. Las empresas suelen suscribirse a un NCE/CSP mensual a un precio unitario más alto para obtener más flexibilidad, sin aprovechar las oportunidades reales.
Los acuerdos de tres años de Google y Microsoft suelen ser más adecuados para organizaciones más grandes con crecimiento continuo o creciente. empleado una base. Las ventajas incluyen mejores precios unitarios generales y protección de precios a largo plazo. Una diferencia clave es que el Acuerdo Empresarial de Microsoft también permite a los clientes corregir sus licencias de suscripción en el aniversario del acuerdo de tres años.
Comprender el gasto en la nube para aprovechar las negociaciones
Otra recomendación es que las empresas aprovechen sus gastos y toda la huella de Microsoft o Google durante las negociaciones, especialmente para ver si pueden participar en sus diversos acuerdos.
Si bien los equipos de la nube generalmente dependen de reservas, planes de ahorro y pronósticos para optimizar sus compromisos, las empresas deben asegurarse de comprender los beneficios que pueden utilizar en sus modelos de licencia. Por ejemplo, el principio de “traiga su propia licencia” de Azure puede hacer que comprar un servidor o… SQL A través de EA es más beneficioso que bajo demanda.
¿Precios de Microsoft Copilot o Google Gemini?
Microsoft Copilot (Desarrollado por Abierto AILos cursos avanzados de LLM, como GPT-4) y Google Gemini (impulsado por las tecnologías de inteligencia artificial de Google) tienen como objetivo mejorar la productividad del usuario a través de integraciones de inteligencia artificial dentro de sus ecosistemas. Proporcionan una lista completa de funciones, como creación de contenido, resúmenes, análisis y sugerencias contextuales para empoderar a los equipos y crear eficiencias.
Microsoft y Google ofrecen actualmente precios fijos por usuario para cada unidad de IA, lo que permite a las empresas elegir qué usuarios pueden utilizar la funcionalidad de IA. El precio de lista para cada módulo de IA es similar al precio de una licencia de productividad (Workspace o Microsoft 365), lo que efectivamente duplica su gasto mensual. Sin embargo, muchos de estos nuevos productos complementarios, por ejemplo, Anthropic de GCP, Gemini de Google, Co-pilot de Microsoft y Microsoft Power Automate, se utilizan efectivamente como “edulcorantes” durante las negociaciones para ayudar a asegurar mejores descuentos en productos básicos.
Para reducir costos y mejorar la eficiencia en toda la empresa, los gerentes de TI deben poder comprender sus opciones antes de continuar, especialmente cuando se trata de herramientas de productividad, para evitar molestias innecesarias y acuerdos contractuales prolongados. Sin comprender las características y beneficios que ofrecen las nuevas herramientas digitales y los costos asociados con ellas, muchos gerentes de TI, sin saberlo, aceptan contratos que pueden costarles más de lo que realmente pagan y son menos eficientes.
Antes de considerar nuevas plataformas o servicios digitales, especialmente herramientas de productividad, es importante reevaluar el servicio actual y determinar si se pueden realizar mejoras para maximizar el valor y evitar comprar algo nuevo. Si esta no es una opción, los administradores de TI deben determinar cuándo es el momento de cambiar y si es mejor acordar acuerdos contractuales de uno o tres años.
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